人生ハイタッチ

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メールは即レス!細かな仕事を効率的に片付ける方法!

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目次

 

皆さん、メールって1日何通ぐらい送られていますか?


オフィスで働かれている方であれば、チャットツールをなどをご利用されているかもしれませんが、ほとんどの方々はまだメールを使用されていると思います。

 

メールって本当大変じゃないですか?
私はメールが嫌いです(笑)


電話はもっと嫌いですが、なんでもかんでもメールを送ってこられると、無視するわけにはいかないので、いちいち返信しなければなりません。


「お疲れ様です」と毎回文章に記載(厳密には候補タブで入力は省略します)するのが辛いです。。

 

私も新卒で入社した際に、驚いたのは、1日に来るメールの数です。

 

webコンサルティングであれば、1日にクライアントとメールする数が非常に多いです。
1社でも多いのに、それが十数社もあれば、てんてこまいです。

 

メーカー企業など発注側となるweb担当者も細かな修正等でメールは頻繁に行っているのではないでしょうか?
私がメーカー企業でweb担当をしていた時は、1日に40通ぐらいありました。
それは社内外すべて込みではありますが。

 

1日休むと80通のメールをやりとりしなければならないので、苦痛でなりませんでした。

今日一日メールのやりとりだけで終わるんじゃないかと、何度も思う日はありました。。(*_*)

 

皆さんはメールをどのように、処理されていますか?


適当に放置していて「あ!忘れてた!」なんてことありませんか?

 

無視はできないけど、ボディブローのように業務時間を削るメールや細かな業務を効率的に処理していく方法を今回はご紹介します!

 

時間は有限であり、効率的な作業は必須!

「業務が忙しいときに限ってメールが多い」
そんなことありませんか?

 

私は外出した時に限って、その日届いているメールが異常多いなんてことがありました。
しかも、普段こないメールが多いような・・・気のせいかもしれませんが(笑)

 

いずれにせよ、予定していた業務を滞りなく、進めていくためには、効率的な作業が必要です。

 

就業時間は8時間、これはどこの企業も基本的に同じはずです。


もちろん残業もありますが、各案件に対しては納期があると思いますので、やはり時間は有限です。

 

就業時間内に仕事を終えるためにも、メールや雑務など細かな作業をどこまで効率化できるかが非常に重要となります。


意外と、労働時間を長くしていたりするのが、これらの細かな作業だったりします。

まずは効率化するために一番効果的な方法を次にご紹介します。

 

メールは届いたら即レスでないと忘れる!

意外と作業効率化としてできていないのが、メールの即レスです。

 

メールがきて、面倒そうな内容であれば、一度読んでから保留とすることありませんか?


私は知らず知らず、緊急度の高いものだけメールを返し、あとはマーキング付けして後から処理することにしていました。

 

ですが、これが大きな間違いで、作業ロスに繋がっていることに後から気づきました。

後から返信しようとしてしまうと、もう一度読み直して状況から把握しなければならず、非常に手間がかかります。

 

メールに関しては、基本的に即レスが一番効率的に処理することができます。
一見、「いちいち返している時間はない」と思われるかもしれませんが、そうではありません。


全く逆です。

 

即レスできないと、どんどんメールは溜まっていき、他の仕事が片付いてからだと就業時間後の対応になり、余計に作業時間がかかってしまいます。


体力的にも余裕があるうちに、メールを一通一通返すのが理想的で、一番効率が良いです。

 

「人に確認とるものもあって時間がかかる」と思われている方、すぐ確認とればいいじゃないですか。
どっちにしろ後から確認をとるのであれば、すぐに確認をとって決済をもらい、実行すれば、すぐに始まるものも後ろ倒しになり、翌日になってしまいます。

 

自分で仕事をもちっぱなしにしないためにも、回ってきたボールは相手にすぐ返しましょう

 

電話は避けてメールでのやりとりが効率的!

電話は非常に厄介です。

 

電話は自分の時間と相手の時間を同時に奪うからです。


さらに、余計なことが思いついて長話になった日には最悪です。

 

特にメーカー企業のweb担当者は、よく広告やシステムの営業電話を受け取る機会が多いと思いますが、あれは全くの無駄電話です。


基本的に横のつながりで広告会社を知ることはできますので、くる電話を一から受けていると、それこそ日が暮れてしまいます。

 

電話は人の時間を奪うものと思っていれば、基本的には電話せずメールで対処できます。

 

また、メールのメリットとしては、もう一つあります。

 

それは相手との約束事や結果を共有できることです。

 

特にシステム会社はメールを拒み、テキストメールでのやり取りを主としており、それはやりとりの記録を残すためです。


あとで、言った、言ってないの問題を回避するためにも、記録としてしっかり残すために、あえてメールでのやりとりをしています。

それはどの業務においても同じです。


メールで行うとあとで、読み返すこともできるので、なるべくメールのやり取りに集約し、お互いに共通認識を常に持っていくことが大切です。


あとからそんな言ってないと、言ったの問題でもめるのも時間の無駄ですので、基本的にメールがオススメです。

 

突然降ってきた細かな仕事はその場で処理!

朝にタスクの整理をして、いざ仕事を始めていても、突如降りかかってくる細かな作業は多いと思います。

 

例えば、「あの販売データ出して」や「あの企画書を印刷しといて」などさまざまなものがあります。
大小ありますが、共通して言えるのは、基本的にその場でできるのはあと伸ばしにせず、そのうちに処理してしまうことです。


相手も気持ちがホットな時に見るほうが、気持ちよく仕事ができますし、やってもらったことによる感謝も大きくなります。

 

また、相手が上司であれば、「仕事できるやつだな」と好感度をもってもらいます。

どの業務においても、基本的にスピードは命です。


なるべく早くすることで、意思決定も早い段階ですることができ、施策も早くできます。

その結果、売上も早い段階で拡大していくため、事業部にとってもメリットが大きいのです。

 

電話だと相手が忘れてしまったなど記録に残らないため、メールの方が断然仕事が効率的に進みますので、オススメです。

 

作業を効率化できるのが、成功するweb 担当者!

前述したとおりですが、仕事においてスピードは命です。


特にwebサイトの売上拡大においては、次々と競合他社も増え、サービスも増える一方ですので、その競争や進化に置いて行かれないためにも、スピードを遅めないことが大切です。

 

完璧でなくてもいいのです。


スピードがすべてなのです。


ただし、重要なリスクはあらかじめ、回避しておく必要がありますので、防げるものは確認しておきましょう。

 

たかがメール、されどメールです。


メール一つの作業効率が、仕事全体の効率にも影響を与えるため、日々の業務で障害になっていないかを見直してみましょう。


無駄があるようであれば、徹底的に見直し、より必要な業務に手を動かす時間を作ることが大切です。

 

メールに限らず雑務もそうですが、何事も時間は有限です。


ましてや、サラリーマンは就業時間が決められていて、案件ごとに納期も決められています。


これらをスムーズにこなしていくためにも、効率化できる作業は徹底的に無駄を省いていきましょう。